Pierwszym krokiem jest opisanie aktualnych procesów funkcjonujących w organizacji.
Najważniejsze jest to, aby opisać procesy w modelu AS-IS, czyli dokładnie tak, jak działają obecnie — a nie tak, jak powinny wyglądać idealnie.
Bardzo często podczas analizy procesów pojawia się naturalna pokusa, aby od razu projektować rozwiązania lub poprawiać procesy. Na tym etapie jednak celem jest zrozumienie rzeczywistego sposobu działania organizacji.
Procesy mogą dotyczyć różnych obszarów działalności firmy, np.:
Każdy z tych obszarów składa się z działań, które można opisać jako proces biznesowy.
Przykładowy model opisu procesów można zobaczyć w materiale: Przykład 1: Opis procesów AS-IS
Każdy proces powinien zawierać kilka podstawowych elementów.
Dlaczego proces istnieje i jaki jest jego rezultat biznesowy.
Przykłady rezultatów:
Proces składa się z kolejnych etapów prowadzących do osiągnięcia celu.
Przykład struktury procesu:
Każdy etap powinien mieć jasno określony warunek przejścia do kolejnego etapu.
Na przykład:
Takie warunki są później podstawą do automatyzacji procesów w systemie.
Każdy proces powinien kończyć się konkretnym rezultatem.
Może to być np.:
Jasno określony rezultat pozwala później mierzyć efektywność procesu.
Wiele osób ma trudność z rozpoczęciem pracy nad opisem procesów, ponieważ próbuje od razu stworzyć idealny, uporządkowany model.
W praktyce znacznie lepiej działa podejście, które można nazwać techniką „myślenia na papierze”.
Na początku nie próbuj tworzyć idealnej struktury.
Weź kartkę papieru lub dokument tekstowy i zacznij zapisywać wszystko, co przychodzi do głowy w kontekście danego procesu.
Mogą to być:
Na tym etapie nie próbuj niczego porządkować.
Celem jest po prostu „wyciągnięcie z głowy” wszystkich elementów procesu.
Bardzo często dopiero w trakcie takiego zapisywania zaczynają pojawiać się ważne spostrzeżenia dotyczące sposobu działania firmy.
Kolejnym krokiem jest przedstawienie procesu w formie graficznej.
Do tego świetnie nadają się narzędzia takie jak:
W praktyce bardzo często korzystamy z Miro, ponieważ pozwala ono łatwo tworzyć schematy procesów podczas warsztatów zespołowych.
Na tym etapie należy:
Nie trzeba stosować formalnych standardów modelowania procesów.
Najważniejsze jest to, aby diagram był zrozumiały dla zespołu.
Celem jest stworzenie wizualnej mapy procesu, która pozwala zobaczyć:
Gdy proces jest już wstępnie opisany i narysowany, warto przygotować prostą dokumentację procesu.
Najczęściej wystarczy dokument w Word lub Google Docs.
Dokument taki może zawierać:
Taki dokument pełni bardzo ważną funkcję.
Staje się materiałem do wspólnej dyskusji w zespole.
Dzięki temu można:
Podejście „myślenia na papierze” jest bardzo skuteczne, ponieważ pozwala stopniowo przejść przez trzy poziomy pracy nad procesem:
najpierw swobodne zapisywanie myśli,
potem wizualizacja procesu,
a na końcu formalizacja w dokumencie.
Dzięki temu proces analizy nie blokuje kreatywności zespołu, a jednocześnie prowadzi do stworzenia uporządkowanej dokumentacji.
Taka dokumentacja staje się później fundamentem do:
Drugim krokiem jest określenie jakie dane są potrzebne do obsługi danego procesu.
W nowoczesnych organizacjach dane są jednym z najważniejszych zasobów firmy.
To właśnie dane pozwalają:
Dlatego tak ważne jest określenie jakie dane są zbierane na poszczególnych etapach procesu.
Przykładowy model struktury danych można zobaczyć w materiale: Przykład 2: Dane dla każdego procesu
Dane w procesach biznesowych zazwyczaj pojawiają się stopniowo.
Na początku mamy jedynie minimalne informacje.
W kolejnych etapach procesu dane są rozszerzane.
Przykładowo:
Na początku procesu:
W dalszym etapie:
Na końcu procesu:
Takie podejście pozwala uniknąć sytuacji, w której użytkownicy muszą od razu wprowadzać zbyt dużą liczbę informacji.
Kolejnym kluczowym elementem jest określenie kto odpowiada za poszczególne etapy procesu.
Bez jasno określonych odpowiedzialności nawet najlepiej zaprojektowany proces nie będzie działał.
Przykładowy model ról można zobaczyć w materiale: Przykład 3: Role i odpowiedzialności
W praktyce w organizacjach występuje kilka podstawowych ról.
Odpowiada za:
Odpowiadają za realizację konkretnych działań w procesie.
Przykłady:
Odpowiada za:
Ważna zasada:
Każdy proces powinien mieć jedną osobę odpowiedzialną za jego wynik.
Dopiero po zdefiniowaniu procesów, danych i ról można określić jakie funkcjonalności systemu są potrzebne.
Przykładową listę funkcjonalności można zobaczyć w materiale:
Systemy zarządzania procesami mogą wspierać organizację w wielu obszarach.
np.:
np.:
np.:
np.:
Wdrożenie systemu bez wcześniejszego przygotowania procesów i danych prowadzi do sytuacji, w której system staje się jedynie bazą informacji.
Natomiast dobrze zaprojektowany system procesowy pozwala:
W efekcie system staje się narzędziem zarządzania firmą, a nie tylko narzędziem operacyjnym.
W praktyce prace nad wdrożeniem systemu przebiegają w kilku etapach.
Dzięki takiemu podejściu system powstaje na podstawie realnych potrzeb organizacji, a nie na podstawie przypadkowych ustawień.
Przed rozpoczęciem projektu warto przygotować kilka podstawowych informacji.
Na przykład:
Takie przygotowanie znacząco przyspiesza analizę i pozwala szybciej przejść do projektowania systemu.
Nowoczesne systemy zarządzania procesami (takie jak Bitrix24) mogą być potężnym narzędziem wspierającym rozwój organizacji.
Jednak ich skuteczność zależy przede wszystkim od jakości przygotowania procesów i danych.
Dlatego kluczowe jest podejście oparte na czterech filarach:
Procesy
Dane
Role
Funkcjonalności
Dopiero po zdefiniowaniu tych elementów możliwe jest stworzenie systemu, który realnie wspiera zarządzanie organizacją i pozwala podejmować decyzje na podstawie danych.
Masz pytania? Skontaktuj się z nami, a chętnie pomożemy! Wypełnij formularz, a nasz techniczny specjalista skontaktuje się z Tobą w ciągu 15 minut, aby odpowiedzieć na wszystkie pytania.
Dziękujemy za kontakt! Twoja wiadomość została pomyślnie wysłana. Nasz zespół już nad nią pracuje i skontaktuje się z Tobą w ciągu 15 minut.
Jeśli masz pilne pytania, zadzwoń do nas pod numer:
+48 537 619 051Twoje zgłoszenie zostało zarejestrowane. W ciągu kilku minut na podany adres e-mail otrzymasz link do swojego portalu demo. Jeśli nie znajdziesz wiadomości, sprawdź folder spam lub skontaktuj się z nami.
Życzymy owocnego testowania!
Wypełnij formularz, a nasz konsultant oddzwoni do Ciebie i pomoże w zakupie odpowiedniego pakietu Bitrix24.